Quand un notaire ou un clerc remet-il sa carte ?
Dans un office, le client rencontre rarement une seule personne. Le notaire reçoit, le clerc rédacteur prépare l’acte, le service formalités prend le relais après la signature. Chacune de ces étapes est une occasion de transmettre la bonne carte :
- Le rendez-vous d’ouverture d’un dossier de vente. Vendeurs et acquéreurs veulent savoir qui appeler pendant les semaines qui séparent le compromis de l’acte définitif.
- Le premier entretien de succession. La famille est souvent nombreuse et dispersée. Un lien de carte envoyé à chaque héritier évite de recopier un numéro au téléphone.
- La signature de l’acte. Une fois les clés remises, les questions continuent : taxe foncière, copie de l’acte, attestation. La carte du clerc qui a suivi le dossier reste le point d’entrée.
- Les relations avec les professionnels de l’immobilier. Agents, courtiers, banques, géomètres échangent avec l’office toute l’année. Les agents immobiliers trouveront leur propre usage sur la page carte de visite pour l’immobilier.
- Les réunions d’information. Conférences sur la transmission de patrimoine, permanences, rencontres avec des chefs d’entreprise : un QR code projeté ou imprimé permet à toute la salle d’enregistrer le contact de l’office.
Que mettre sur une carte de visite de notaire ?
La carte d’un notaire n’a pas la même fonction que celle d’un clerc ou d’un négociateur. Adaptez le contenu au rôle, et gardez la même identité visuelle pour tout l’office.
À afficher
- La fonction exacte : notaire, notaire associé, notaire salarié, clerc rédacteur, formaliste, négociateur immobilier. C’est ce qui permet au client de comprendre qui fait quoi.
- Le nom de l’office tel qu’il apparaît sur vos courriers, avec son logo.
- La ligne directe du collaborateur, en plus du standard de l’office.
- Un email nominatif ou celui du service qui traite le dossier.
- L’adresse et les indications d’accès : étage, stationnement, accès pour les personnes à mobilité réduite, à préciser dans la présentation.
- Les domaines traités par le collaborateur : immobilier, famille et succession, droit des entreprises, rural.
- Les listes de pièces en PDF préparées par l’office : vente, achat, succession.
À laisser de côté
- Toute référence à un dossier, à un bien ou à une personne, même anonymisée.
- Des montants d’émoluments ou de frais, qui dépendent de chaque acte et changent avec le temps.
- Des slogans commerciaux ou des mentions que vous n’avez pas validées. Renseignez-vous sur les règles de votre profession en matière de communication avant de diffuser la carte.
Ce qu’une carte digitale apporte à un office notarial
Voici, fonction par fonction, ce que FreeCard permet au 13/10/2026, avec l’offre qui l’inclut.
- Un lien et un QR code (Gratuit). Le lien de la carte s’envoie par SMS ou par email à une famille entière. Le QR code pointe toujours vers la carte : si la ligne directe change, le QR imprimé sur vos documents reste valable.
- « Enregistrer le contact » (Gratuit). Le client ajoute la fiche du clerc à son répertoire en un geste, sans application à installer.
- Listes de pièces en PDF (Pro : 3 par carte, Team : 6). L’acquéreur télécharge la liste des justificatifs depuis la carte du clerc qui suit son dossier.
- Carte traduite (Pro et Team). Pour un acquéreur étranger, la carte s’affiche automatiquement dans la langue de son téléphone, parmi 24 langues. Vous pouvez relire et corriger chaque traduction. La page traduire sa carte de visite détaille le fonctionnement.
- Apple Wallet et Google Wallet (Pro et Team). Le collaborateur présente son QR code depuis le portefeuille de son téléphone, au bureau comme en rendez-vous extérieur.
- Carte NFC physique (15 € HT, hors livraison). Elle porte la puce NFC et un QR code imprimé au dos, à vos couleurs, après validation d’un bon à tirer. Les détails sont sur la page carte de visite NFC.
- Signature email (Pro ; imposée par l’office en Team). Tous les collaborateurs envoient leurs emails avec une signature identique et un lien vers leur carte.
Office notarial : organiser les cartes des notaires et des collaborateurs
Un office compte souvent plusieurs notaires, des clercs, des formalistes et un service de négociation. L’offre Team, à partir de 4 cartes, donne à l’office la main sur l’ensemble.
- Rôles. Les dirigeants administrent les cartes ; les salariés complètent la leur dans les limites fixées.
- Charte. Nom de l’office, logo, couleur et modèle peuvent être imposés. Les champs personnels, comme la fonction, peuvent être figés pour garder des intitulés justes.
- Invitations. Chaque collaborateur reçoit une invitation par email, valable 7 jours. Avec un domaine vérifié, les nouvelles adresses de l’office peuvent être rattachées automatiquement.
- Départ d’un clerc. Sa carte reste à l’office et devient vacante, avec la même adresse et le même QR code. Ses contacts restent à l’office et ne lui sont plus accessibles. Ses passes Wallet sont désactivés et sa carte NFC nominative est révoquée. La page départ d’un collaborateur décrit chaque étape.
- Contacts non attribués. Les contacts sans titulaire apparaissent dans un onglet réservé aux administrateurs, qui peuvent les confier au collaborateur qui reprend les dossiers.
- Présence sur Google. En Team, chaque carte peut être trouvable sur Google au nom de son titulaire, uniquement avec son accord.
En annuel, la grille Team va de 4,90 € HT par carte et par mois (4 à 24 cartes) à 2,90 € HT (100 à 249 cartes). Le détail figure sur la page tarifs.
Bonnes pratiques pour la carte d’un notaire
- Donnez la carte de celui qui suit le dossier, pas seulement celle du notaire. Le client appellera la bonne personne du premier coup.
- Datez vos listes de pièces dans le nom du fichier PDF et remplacez-les quand vos pratiques changent.
- Mettez le QR code sur les documents remis en rendez-vous : chemise de dossier, courrier de convocation, plaquette de l’office.
- Gardez une présentation sobre. Les modèles Classic ou Prestige conviennent mieux à un office que des couleurs vives.
- N’oubliez pas les cartes vacantes. Après un départ, réattribuez rapidement la carte pour que les clients retrouvent un interlocuteur.
Exemple de carte pour un clerc rédacteur
| Élément | Ce qu’on y met | Pourquoi |
|---|---|---|
| Fonction | Clerc rédacteur, pôle immobilier | Le client sait qui prépare son acte |
| Office | Nom de l’office et logo, imposés par la charte | Même identité sur toutes les cartes |
| Ligne directe | Numéro du poste du clerc | Les questions courantes n’encombrent pas le standard |
| Adresse nominative du clerc | Les justificatifs arrivent dans la bonne boîte | |
| Présentation | Accès, étage, stationnement, horaires de l’accueil | Le client arrive à l’heure au rendez-vous de signature |
| PDF n°1 | Pièces à fournir pour une vente | Le vendeur prépare son dossier sans rappeler |
| PDF n°2 | Pièces à fournir pour un achat | L’acquéreur anticipe les demandes de la banque |
| PDF n°3 | Pièces à fournir pour une succession | La famille réunit les documents avant le premier rendez-vous |
| Langues | Anglais, espagnol ou autre langue utile (Pro, Team) | L’acquéreur étranger lit la carte dans sa langue |
| QR code | Imprimé sur la chemise de dossier remise au client | Le contact reste à portée de main jusqu’à la signature |
Configuration indicative au 13/10/2026. Trois PDF par carte en Pro, six en Team. Vérifiez les règles de votre profession sur les mentions.
Questions fréquentes
Que mettre sur une carte de visite de notaire ?
Indiquez votre fonction exacte, le nom de l’office, votre ligne directe, votre email, l’adresse et les domaines que vous traitez. Une carte digitale peut aussi proposer les listes de pièces à fournir en PDF. N’y faites jamais référence à un dossier ou à un client, et renseignez-vous sur les règles de votre profession concernant les mentions avant de la diffuser.
Un clerc de notaire doit-il avoir sa propre carte de visite ?
C’est recommandé dès qu’il est l’interlocuteur quotidien du client. Entre le compromis et l’acte, la plupart des échanges passent par le clerc, pas par le notaire. Une carte à son nom, avec sa ligne directe, évite que le client cherche à joindre le notaire pour une simple pièce manquante. Avec Team, l’office fixe l’intitulé de la fonction.
Que deviennent les contacts d’un clerc qui quitte l’office ?
Avec l’offre Team, ils restent à l’office. La carte du clerc devient vacante, garde la même adresse et le même QR code, et ses contacts ne lui sont plus accessibles. L’office peut ensuite réattribuer la carte à son successeur, en choisissant les contacts transférés. Les autres restent visibles des administrateurs dans l’onglet des contacts non attribués.
Peut-on afficher une carte de notaire en anglais pour un client étranger ?
Oui. En Pro et en Team, la traduction automatique couvre 24 langues et la carte s’affiche dans la langue du téléphone du visiteur quand cette langue fait partie de celles que vous avez ajoutées. Vous pouvez relire et corriger chaque traduction. L’offre Gratuite permet deux langues, sans traduction automatique.
Combien coûtent les cartes de visite digitales d’un office notarial ?
Pour un office, l’offre Team démarre à 4 cartes : 4,90 € HT par carte et par mois en annuel jusqu’à 24 cartes, ou 6,50 € HT sans engagement. Un notaire seul peut utiliser une carte gratuite ou l’offre Pro à 79 € HT par an. Les cartes NFC physiques sont à 15 € HT pièce, hors livraison.
Sources et méthode
Fonctions décrites d’après le produit au 13/10/2026.
- FreeCard : tarifs, consulté le 13/10/2026
- FreeCard : départ d’un collaborateur, consulté le 13/10/2026