Collecter des contacts en respectant le RGPD : le guide pratique

Que demande le RGPD quand vous collectez des contacts ?

Le RGPD ne vous interdit pas de collecter des coordonnées professionnelles. Il vous demande de savoir pourquoi vous les collectez et de traiter les personnes de façon loyale. En pratique, cinq questions suffisent à cadrer votre collecte :

• Pour quoi faire ? Recontacter un prospect, envoyer un devis, inviter à un événement : la finalité doit être claire avant la collecte.
• Quelles données ? Seulement celles qui servent cette finalité. Un nom, une société, une fonction, un email et un téléphone suffisent à la plupart des échanges commerciaux.
• La personne est-elle informée ? Elle doit savoir qui collecte ses données, pourquoi, et comment exercer ses droits.
• Combien de temps ? Les données ne se gardent pas indéfiniment. C’est à vous de fixer une durée selon votre objectif.
• Comment répondre aux demandes ? Accès, rectification, suppression, opposition : la CNIL indique un délai d’un mois pour y répondre, sauf exceptions.

Ce guide résume des règles publiées par la CNIL. Il ne remplace pas un conseil juridique : pour un cas précis, référez-vous au site de la CNIL ou à votre conseil.

Prospection par email : quelle différence entre B2B et B2C ?

La CNIL distingue deux situations pour la prospection par courrier électronique.

Vers des professionnels (B2B)

Le consentement préalable n’est pas exigé. La personne doit être informée et pouvoir s’opposer simplement. Le message doit être en rapport avec sa profession : la CNIL donne l’exemple d’un logiciel proposé au directeur informatique d’une entreprise. Les adresses génériques (contact@, info@…) ne relèvent pas de ces règles.

Vers des particuliers (B2C)

Le consentement est la règle : il doit être libre, spécifique, éclairé et univoque, par exemple au moyen d’une case dédiée et non cochée par défaut. Accepter des conditions générales ne suffit pas. Une exception existe pour un client déjà acquis, à qui l’on propose des produits ou services analogues.

Dans les deux cas

Chaque message doit permettre d’identifier l’expéditeur et offrir un moyen gratuit de ne plus rien recevoir. Par prudence, ne considérez donc pas une carte remise sur un salon comme une inscription à une newsletter.

Salon, carte papier ou formulaire : que faire dans chaque cas ?

• Carte papier reçue. La personne vous l’a remise pour être recontactée dans le cadre de votre échange. Si vous la numérisez avec le scanner IA de FreeCard, notez dans la fiche le contexte de la rencontre : vous saurez plus tard d’où vient le contact.
• Formulaire d’échange FreeCard. Sur votre carte, le bouton « Échanger nos coordonnées » ouvre un formulaire. Sous le bouton d’envoi, le visiteur lit « Vos coordonnées sont transmises uniquement à » suivi de votre nom, avec un lien « Confidentialité ». Prénom et email sont obligatoires, les autres champs facultatifs. Ce formulaire ne comporte pas de case de consentement à la prospection : pour des particuliers, recueillez ce consentement séparément.
• Mode « LinkedIn seul ». Le visiteur peut ne transmettre que son profil LinkedIn : il ne vous transmet alors que cette donnée.
• En entreprise (offre Team). Quand un collaborateur part, ses contacts restent à l’entreprise et ne lui sont plus accessibles. Les contacts sans titulaire sont visibles des seuls administrateurs, dans l’onglet « Contacts non attribués ».

Pour la préparation d’un événement, voyez aussi le guide préparer un salon professionnel.

Ce que FreeCard fait de son côté, et ce qui reste à votre charge

Quand vous collectez des contacts avec FreeCard, vous restez responsable de l’usage que vous en faites. FreeCard agit comme prestataire technique et publie un contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD) dans sa politique de confidentialité.

• Hébergement : en Europe, données chiffrées et jamais revendues.
• Export : Réglages, puis Exports, aux formats JSON et CSV, pour votre compte ou, en tant qu’administrateur, pour votre organisation.
• Suppression : chaque fiche contact peut être supprimée, ce qui vous aide à répondre à une demande d’effacement.
• Anti-abus : le formulaire d’échange est protégé par un captcha et des limites d’envoi.
• Aucun envoi à votre place : FreeCard ne propose pas d’outil de campagne email à ses clients. Les brouillons de relance du Copilote s’ouvrent dans votre propre messagerie.

Les questions de sécurité côté entreprise sont détaillées sur la page sécurité et RGPD pour les DSI.

Les erreurs à éviter

• Inscrire d’office à une newsletter toutes les cartes récoltées sur un stand.
• Pré-cocher une case d’accord pour la prospection de particuliers.
• Collecter « au cas où » une date de naissance, une adresse personnelle ou des informations sans lien avec votre offre.
• Garder tout, tout le temps. Dans son exemple de mention d’information pour des prospects, la CNIL retient trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect.
• Oublier l’origine du contact. Sans elle, vous ne pouvez ni justifier la collecte ni personnaliser la relance.
• Ignorer une opposition. Une personne qui demande à ne plus être contactée doit sortir de vos envois, quel que soit l’outil.