Mettre sa carte de visite dans sa signature Outlook

Que mettre de votre carte de visite dans une signature Outlook ?

Une signature email reprend l’essentiel de votre carte : nom, fonction, entreprise, téléphone, email, site. Avec une carte de visite digitale, vous ajoutez un élément de plus : un bouton qui ouvre votre carte. Votre correspondant y trouve toutes vos coordonnées et peut les enregistrer en un geste dans son répertoire.

Le générateur de FreeCard propose ces éléments, à afficher ou masquer un par un : photo, titre ou poste, entreprise, email, téléphone mobile, téléphone de bureau, site web, adresse, réseaux sociaux, bouton carte digitale et slogan personnalisé. Vous pouvez ajouter jusqu’à 3 lignes libres, par exemple pour des mentions légales.

Quatre styles sont disponibles : Moderne, Classique, Minimaliste et Impactant. Les coordonnées sont mises en page en lignes de tableau, avec des styles intégrés, pour mieux s’afficher dans les logiciels de messagerie.

Comment générer la signature dans FreeCard ?

1. Allez dans Réglages, puis Mes cartes.
2. Touchez « Signature email » sous la carte à utiliser.
3. Choisissez un style, puis activez les éléments à afficher. Laissez « Bouton carte digitale » activé : c’est le lien vers votre carte.
4. Touchez « Copier la signature ». La signature est copiée en HTML mis en forme, prête à coller.

Vos choix sont enregistrés pour la prochaine fois. Le bouton « Télécharger HTML » fournit un fichier pour les messageries qui n’acceptent pas le collage. La page générateur de signature email présente les styles en détail.

Comment coller la signature dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web ?

D’après Microsoft, les étapes sont les mêmes pour le nouvel Outlook pour Windows, Outlook sur le web et Outlook.com :

1. Sélectionnez Paramètres.
2. Sélectionnez Signatures de comptes. Si plusieurs comptes sont ajoutés, choisissez celui qui doit recevoir la signature.
3. Sélectionnez Ajoutez une signature et donnez-lui un nom.
4. Collez la signature FreeCard dans la zone d’édition.
5. Cochez les cases pour l’appliquer aux nouveaux messages, et si vous le souhaitez aux réponses et aux transferts.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Sans case cochée, vous pouvez insérer la signature à la main : onglet Message, bouton Signature.

Et dans Outlook classique pour Windows ?

Microsoft décrit cette marche à suivre pour créer la signature :

1. Ouvrez un nouveau message.
2. Dans le menu Message, sélectionnez Signature, puis Signatures.
3. Choisissez le compte de messagerie concerné, sélectionnez Nouveau et nommez la signature.
4. Collez la signature FreeCard dans la zone Modifier la signature.
5. Sous Choisir une signature par défaut, sélectionnez-la pour les nouveaux messages et, si vous le voulez, pour les réponses et transferts.
6. Validez avec OK.

Microsoft précise qu’Outlook classique n’ajoute pas la nouvelle signature au message ouvert à l’étape 1 : elle apparaîtra dans les messages suivants. Pour la modifier plus tard : Fichier, Options, Courrier, Signatures. Pour Outlook sur Mac, Microsoft publie un article séparé.

Gratuit, Pro ou Team : qui peut générer la signature ?

• Pro (9,90 € HT par mois ou 79 € HT par an) : le générateur complet, avec les quatre styles.
• Team : l’entreprise peut imposer la signature (style et options verrouillés) et piloter une bannière commune. Toute l’équipe envoie des emails homogènes. Voir charte graphique des cartes d’équipe.
• Gratuit : pas de générateur. Vous pouvez toutefois ajouter vous-même l’adresse de votre carte FreeCard, en simple lien texte, dans votre signature Outlook.

Le générateur est inclus dans les 14 jours d’essai Pro de tout nouveau compte. Le détail des offres est sur la page tarifs.

Quelles erreurs éviter avec une signature Outlook ?

• Créer la signature à un seul endroit. Microsoft indique que les signatures d’Outlook classique sont stockées sur l’appareil où elles ont été créées. Si vous utilisez aussi Outlook sur le web, créez-la dans les deux.
• Coller dans un champ en texte brut. Collez dans la zone d’édition de la signature, pas dans un bloc-notes intermédiaire qui retirerait la mise en forme.
• Désactiver le bouton carte digitale. C’est lui qui donne accès à votre carte complète.
• Oublier de tester. Envoyez-vous un email et cliquez sur le bouton pour vérifier qu’il ouvre la bonne carte.
• Attendre une signature traduite. La signature reste dans la langue de base de votre carte.

Vous utilisez Gmail ? Suivez le guide signature Gmail avec carte de visite.